Le café est à peine chaud, il est 6h30 du matin.
Vous avez déjà trois appels manqués et une pile de papiers sur le coin du bureau qui menace de s’effondrer.
C’est le quotidien de beaucoup d’entrepreneurs du BTP. Entre la gestion des équipes sur le terrain, l’approvisionnement des matériaux et la relation client, l’administratif passe souvent au second plan.
Et pourtant, c’est pile là-dessus que repose la rentabilité de votre boîte. Soyons clairs : choisir le bon logiciel de facturation bâtiment, ce n’est pas du luxe, c’est une question de survie.
C’est encore plus vrai si vous jonglez avec le casse-tête des aides de l’État comme MaPrimeRénov’ ou les CEE. Croyez-moi, bricoler avec Word ou Excel, ça ne passe plus aujourd’hui. Entre les obligations légales et la jungle des taux de TVA sur un même devis, c’est juste impossible de s’en sortir sans erreur.
On voit trop souvent des artisans passer leurs weekends à rattraper leur retard administratif. C’est épuisant et, soyons honnêtes, ce n’est pas pour cela que vous avez lancé votre boîte.
Dans cet article, nous allons décortiquer ensemble les fonctionnalités qu’un outil digne de ce nom doit absolument posséder. Nous ne parlons pas ici de gadgets technologiques superflus, mais bien du moteur qui doit faire tourner votre trésorerie.
Si vous cherchez à structurer votre activité, vous devez vous assurer que votre futur outil coche ces cinq cases. C’est le minimum syndical pour dormir sur ses deux oreilles.
1. Des devis ultra précis et transformables en un clic
Tout commence par le devis.
Dans le secteur du bâtiment, le devis n’est pas juste une estimation de prix.
C’est la pierre angulaire de tout le processus commercial et juridique.
Si votre devis est bancal, toute la chaîne qui suit le sera aussi.
Un logiciel de facturation bâtiment performant doit vous permettre de construire des offres complexes sans y passer trois heures.
Il s’agit de décrire des ouvrages, pas juste de vendre des produits finis.
La précision des ouvrages et des bibliothèques
Imaginez devoir ressaisir à chaque fois le prix de la pose d’un m² de placo ou l’installation d’une pompe à chaleur avec tous ses accessoires. C’est une perte de temps colossale. Votre outil doit intégrer ou permettre de créer une bibliothèque d’ouvrages.
Cela signifie que vous sélectionnez un ouvrage et le logiciel intègre automatiquement la main-d’œuvre, les fournitures, et les temps d’exécution associés. Des solutions comme BatiChiffrage permettent par exemple d’avoir des prix de référence du marché pour fiabiliser vos marges avant même d’envoyer le document au client.
L’avantage est double : vous gagnez du temps et vous sécurisez votre rentabilité.
Vous savez exactement combien vous coûte le chantier avant de le vendre.
La gestion complexe de la TVA
C’est ici que ça se corse souvent pour les non-initiés.
En France, la TVA dans le bâtiment est un véritable casse-tête. Vous pouvez avoir sur le même devis de la TVA à 20 % pour du neuf, du 10 % pour de la rénovation, et du 5,5 % pour de la rénovation énergétique.
Votre logiciel doit gérer le multi-taux de TVA nativement. C’est un point que soulignent régulièrement les experts du secteur, comme on peut le lire sur les blogs spécialisés, notamment chez EBP ou Weebati. Une erreur de taux, et c’est un redressement fiscal potentiel ou un client qui refuse de payer car son dossier MaPrimeRénov’ est bloqué par l’ANAH.
Chez Gesy, nous avons vu des artisans perdre des semaines de trésorerie simplement parce que le taux de TVA n’était pas ventilé correctement ligne par ligne.
Ne faites pas cette erreur.
La transformation sans ressaisie
Une fois le devis signé (bravo !), que se passe-t-il ?
Si vous devez rouvrir un document vierge pour taper votre facture, vous perdez du temps et vous risquez l’erreur de frappe.
La fonctionnalité de « transformation automatique » est cruciale. En un clic, le devis validé devient une facture d’acompte ou une facture finale.
Comme l’explique Orisha Construction, cela évite les incohérences entre ce qui a été promis et ce qui est facturé. C’est aussi à ce stade que vous pouvez gérer les options et les variantes : le client a finalement choisi le carrelage haut de gamme ?
Hop, on valide la variante et le reste du document s’adapte.
Un bon logiciel permet aussi de générer plusieurs versions d’un devis pour un même prospect sans polluer votre base de données, une flexibilité appréciée par les utilisateurs de solutions comme Shine.
2. Facturation BTP spécifique : acomptes, situations et retenues
Si vous vendez des chaussures, vous faites une facture, vous encaissez, et c’est fini.
Dans le bâtiment, c’est une toute autre histoire. Le cycle de vie d’une facturation peut durer des mois, voire des années pour les gros chantiers.
C’est pourquoi un logiciel de facturation bâtiment généraliste (type outil pour freelances web) ne fonctionnera jamais pour vous. Il vous faut du lourd, du spécifique.
La facture de situation : le nerf de la guerre
Vous avez un chantier qui dure 4 mois. Vous ne pouvez pas attendre la fin pour toucher de l’argent, sinon vous mettez la clé sous la porte. Vous devez émettre des factures de situation (aussi appelés états d’avancement).
Le principe est de facturer un pourcentage de réalisation. « J’ai posé 40 % de l’isolation et 80 % des fenêtres ».
Votre logiciel doit calculer automatiquement le montant à facturer en déduisant les acomptes déjà versés, tout en conservant une trace claire du reste à payer.
Des outils comme Vertuoza ou OptimBTP en font leur argument principal.
Essayer de faire un suivi de situation sur Excel est le meilleur moyen de se mélanger les pinceaux et de surfacturer (fâcher le client) ou de sous-facturer (fâcher votre banquier).
Gérer l’acompte initial
Cela semble basique, mais la gestion de la facture acompte btp répond à des règles comptables précises.
La TVA sur les acomptes est exigible dès l’encaissement pour les prestations de services.
Votre logiciel doit générer une vraie facture pour cet acompte, pas juste un reçu.
Il doit ensuite être capable de déduire cet acompte automatiquement de la facture finale ou des situations suivantes.
C’est une mécanique fluide qui doit être transparente pour vous.
Retenues de garantie et compte prorata
Travailler avec des architectes, des promoteurs ou des marchés publics implique souvent une retenue de garantie (généralement 5 %). Le client garde une partie de la somme pendant un an pour couvrir d’éventuelles malfaçons.
Votre outil doit gérer cette ligne spécifique qui vient diminuer le net à payer mais pas le chiffre d’affaires comptable immédiat.
Si votre logiciel ne prévoit pas cette case, vous allez passer votre temps à bricoler des lignes négatives manuelles, ce qui est une horreur pour votre comptable.
Même chose pour le compte prorata (les frais communs de chantier comme l’eau ou l’électricité partagée). Les solutions dédiées comme celles mentionnées par Sage gèrent cela nativement.
C’est d’ailleurs dans cette capacité à gérer la complexité financière que l’on reconnaît les outils matures.
D’ailleurs, cette idée de professionnalisme, ça me fait penser à la façon dont d’autres secteurs s’organisent. Prenez l’exemple du groupe CP : on voit bien que leur professionnalisme vient de processus carrés. C’est exactement la même logique qu’il faut appliquer à la gestion financière d’une PME du BTP.
3. Conformité légale et mentions obligatoires : ne jouez pas avec le feu
La France aime l’administration, ce n’est un secret pour personne. Mais depuis quelques années, la réglementation autour de la facturation s’est considérablement durcie pour lutter contre la fraude à la TVA.
Utiliser un logiciel non conforme vous expose à des amendes très lourdes (jusqu’à 7500 € par document manquant ou incorrect). Le bricolage n’a plus sa place.
L’inaltérabilité des données
Depuis la loi anti-fraude de 2018, il est interdit de pouvoir supprimer une facture ou de la modifier sans laisser de trace une fois qu’elle est émise. Un bon logiciel de facturation bâtiment doit être certifié ou attesté conformes par l’éditeur.
Concrètement, si vous vous trompez sur une facture envoyée, le logiciel doit vous obliger à faire un avoir, puis une nouvelle facture. C’est contraignant, oui, mais c’est la loi. Les logiciels comme Henrri ou les solutions bancaires intégrées comme Qonto insistent lourdement sur cet aspect de sécurité juridique.
Les mentions obligatoires : une liste longue comme le bras
Une facture BTP valide doit comporter une quantité incroyable d’informations pour être irréprochable :
- Identité complète du vendeur et de l’acheteur.
- Numéro de facture unique et séquentiel (pas de trous dans la numérotation !).
- Date d’émission et date de la prestation.
- Désignation précise des travaux (quantité, prix unitaire HT, taux TVA).
- Référence à l’assurance décennale (obligatoire sur les devis et factures), avec les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique.
- Mention de l’autoliquidation de TVA le cas échéant (si vous sous-traitez).
- L’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € en cas de retard.
Oublier une de ces mentions obligatoires facture btp peut invalider le document. Franchement, votre logiciel devrait faire le boulot tout seul et pré-remplir ces infos depuis votre profil et la fiche client.
Le but, c’est que vous n’ayez plus à vous en soucier. D’ailleurs, si le sujet des outils numériques pour les entrepreneurs vous intéresse, jetez un œil à ce que propose le site d’Eliott Dupuy.
On y trouve pas mal de bonnes idées sur tout l’écosystème digital et ça rappelle à quel point il est crucial d’avoir des outils solides sur lesquels on peut compter.
Préparer la facture électronique
Vous en avez sûrement entendu parler : la facturation électronique obligatoire (Factur-X) arrive à grands pas. Ce n’est plus de la science-fiction.
Bientôt, vous ne pourrez plus envoyer un simple PDF par email. Il faudra envoyer un flux de données structurées à une plateforme publique ou privée.
Choisir un logiciel aujourd’hui qui n’est pas « PDP ready » (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) ou au moins compatible Factur-X, c’est investir dans un outil déjà obsolète.
Gesy, par exemple, a été conçu avec cette architecture en tête dès le départ.
4. Suivi de chantier et maîtrise des marges
Facturer c’est bien, gagner de l’argent c’est mieux. Ce n’est pas parce que vous avez facturé 10 000 € que vous avez gagné de l’argent.
Si vous avez passé deux fois plus de temps que prévu ou si le prix du cuivre a explosé entre le devis et le chantier, votre marge peut être nulle.
C’est particulièrement vrai pour les entreprises qui gèrent des dossiers CEE et MaPrimeRénov’.
Les marges sont souvent calculées au plus juste et les délais administratifs pèsent sur la trésorerie.
Le comparatif Prévu vs Réalisé
C’est la fonctionnalité de pilotage par excellence. Votre logiciel de facturation bâtiment doit permettre d’imputer des dépenses (achats fournisseurs, heures de main-d’œuvre) à un chantier spécifique.
En un coup d’œil, vous devez pouvoir comparer : « J’avais prévu 40 heures et 2000 € de matériel » contre « J’ai passé 50 heures et dépensé 2500 € ».
Comme l’indique Orisha, c’est le seul moyen de corriger le tir pour les prochains devis.
Gestion documentaire centralisée (Dossier Chantier)
Pour les acteurs de la rénovation énergétique, le chantier ne s’arrête pas à la pose de l’isolant.
Il y a toute la paperasse : attestations sur l’honneur, fiches techniques des matériaux, photos avant/après, cadre de contribution CEE.
Un bon outil ERP doit permettre de stocker tous ces documents directement dans le dossier du client. Si vous devez aller chercher la photo du compteur dans votre téléphone, l’attestation dans un classeur et la facture sur l’ordinateur, vous perdez un temps fou.
Tout centraliser permet de générer les dossiers d’aides beaucoup plus vite.
C’est une fonctionnalité que nous avons particulièrement soignée chez Gesy, car nous savons que l’argent des primes est souvent bloqué à cause d’un document manquant.
5. Gestion des paiements et pilotage de la trésorerie
Dans le bâtiment, on dit souvent que les travaux sont finis quand le client a payé. Et parfois, le chemin est long. Les retards de paiement sont la première cause de faillite des TPE du bâtiment.
Votre logiciel ne doit pas seulement émettre des factures, il doit vous aider à les faire payer.
Le suivi des échéances et relances
Avez-vous une vue claire, à l’instant T, de qui vous doit quoi ?
Votre tableau de bord doit afficher en rouge clignotant les factures en retard. Mieux encore, l’outil doit proposer des scénarios de relance automatique.
Automatiser cette tâche ingrate vous enlève une charge mentale énorme et professionnalise votre relation client. Les éditeurs comme Sage ou Henrri mettent souvent en avant l’impact direct de ces relances sur la réduction du DSO (Délai Moyen de Paiement).
Connexion bancaire et lettrage
Pour aller plus loin, les logiciels modernes se connectent directement à votre compte bancaire pro. Quand un virement arrive, le logiciel le détecte et vous propose de l’associer à la facture correspondante (le lettrage).
La facture passe automatiquement en statut « Payée ».
Cela vous donne une vision de trésorerie réelle. C’est un peu comme gérer un atelier : il faut savoir exactement quelles pièces sont en stock et lesquelles manquent.
D’ailleurs, cette logique de gestion rigoureuse, on la retrouve dans tous les métiers techniques, même dans la réparation de mobilité douce comme on peut le voir sur des blogs spécialisés type Atelier Trottinette, où la gestion des pièces et des factures clients demande une organisation sans faille similaire à celle d’un artisan.
Bonus : L’écosystème et la spécialisation Énergie
Au-delà de ces 5 piliers, il y a un aspect « bonus » qui fait toute la différence pour notre cible : la spécialisation.
Un logiciel généraliste BTP fera le job pour de la maçonnerie classique. Mais si vous faites de l’isolation, de la pompe à chaleur ou du solaire, vous avez des besoins très spécifiques liés aux aides de l’État.
Chez Gesy, nous avons intégré cette complexité nativement. Le calcul des aides ne doit pas se faire sur un coin de table, il doit être intégré au devis pour montrer au client son reste à charge réel.
C’est un argument commercial puissant.
De plus, l’ouverture de l’outil est capitale.
Votre logiciel de facturation bâtiment doit pouvoir exporter les écritures comptables pour votre expert-comptable (format FEC), pour éviter qu’il ne vous facture des heures de saisie manuelle. Vérifiez bien les connecteurs disponibles.
Mettez de l’ordre dans vos chantiers
Choisir son logiciel, c’est un peu comme choisir sa perceuse. Vous pouvez prendre le premier prix pour dépanner, mais si vous êtes un pro, vous savez qu’un bon outil vous fait gagner du temps, de l’argent et vous évite bien des galères.
Si vous gérez des dossiers CEE ou MaPrimeRénov’, vous avez besoin de plus qu’un simple facturier. Vous avez besoin d’un partenaire numérique qui comprend votre jargon et vos contraintes.
C’est exactement pour cela que nous avons conçu Gesy.
Nous ne sommes pas juste un logiciel de plus, nous sommes l’outil pensé pour les TPE/PME qui veulent passer moins de temps dans les papiers et plus de temps sur les chantiers, tout en sécurisant leurs marges.
N’hésitez pas à tester notre solution. Parfois, le simple fait de changer d’outil peut transformer la rentabilité de toute une entreprise.
FAQ
Un logiciel de facturation gratuit suffit-il pour une TPE du bâtiment ?
Pour démarrer avec un ou deux chantiers par an, peut-être. Mais dès que l’activité s’accélère, les logiciels gratuits montrent leurs limites : pas de bibliothèques de prix, pas de gestion des situations de travaux, pas de conformité certifiée pour la TVA. Le coût d’un logiciel pro est vite amorti par le temps gagné et les erreurs évitées.
Quelle est la différence entre un logiciel devis-facture et un ERP BTP ?
Un logiciel de devis-facture gère uniquement la partie commerciale (documents de vente).
Un ERP (Enterprise Resource Planning) va plus loin : il gère les stocks, les achats fournisseurs, le planning des équipes, le suivi de rentabilité et parfois la paie.
Gesy se positionne comme un ERP simplifié et accessible pour les TPE/PME.
Comment savoir si un logiciel est compatible avec MaPrimeRénov’ ?
Le logiciel lui-même n’est pas « agréé » MaPrimeRénov’, mais il doit permettre de générer des devis conformes aux exigences de l’ANAH : mention claire des performances thermiques, séparation fourniture/pose, et gestion des bons taux de TVA. Assurez-vous que l’outil permet de personnaliser suffisamment les descriptions des ouvrages.
